記帳代行で一定のニーズはあるのですが、当会計事務所はそれを全面的にはおすすめしていません。
経理業務は、どんなビジネスにとっても避けられない作業ですが、時間と労力を取られる業務でもあります。特に中小企業や個人事業主の場合、経理にかかる負担は少なくありません。
しかし、テクノロジーの進化により、会計業務を自動化し、手動入力を大幅に減らすことが可能になってきました。このブログでは、会計業務を効率化するための仕組み化について解説します。
入力をしない仕組み化
まずは「入力をしない仕組み化」を目指しましょう。紙のレシートや請求書の山を手作業で入力するのではなく、デジタルデータを直接会計システムに反映させる方法が増えています。
例えば、レシートや領収書をスマートフォンで撮影し、自動的にデータ化してくれるアプリケーションを利用すれば、手入力の手間がなくなります。さらに、こうしたデータはクラウド上で管理されるため、いつでもどこでもアクセスが可能です。これにより、データの紛失リスクも軽減されます。
しかし、実はこれは全面的におすすめする方法ではありません。この支払いを特定のクレジットカードで行えば、レシートを撮影する必要さえないのです。もちろんレシートを保存する義務はありますが。
また、請求書の自動作成・送信、入金確認の自動化も実現できるツールが多く存在しています。これらの機能を活用すれば、日々の細かい作業に追われることなく、経営に集中することができるでしょう。定期的なビジネスにおいて、手間を省けます。
API連携
さらに効率化を進めるために注目したいのが、API（アプリケーション・プログラミング・インターフェース）を使ったシステム間の連携です。APIを使えば、例えば銀行口座やクレジットカードの取引データを自動的に会計システムに取り込むことが可能です。
APIを活用することで、手動で取引内容を入力する必要がなくなり、毎日の経理作業が劇的に簡素化されます。特に、銀行口座と会計ソフトが連携することで、振込や入金、支払いの確認が自動的に処理され、経理担当者の手を煩わせることがありません。
銀行口座と会計の記録を合わせることは、かなり労力を割くものです。毎月の細かな業務から開放されると考えると、この初期投資と仕組みづくりはかなりの効果を発揮します。
ECサイトを運営している場合は、ECプラットフォームからの売上データを直接会計ソフトに連携させることも可能です。また、ECサイトでなくても請求システムとの同期もよくされています。例えば、StripeやPayPalが一例でしょう。
API連携を活用すれば、データの取り込みミスも防ぎ、リアルタイムで正確な財務状況を把握できます。
データ連携
API連携に加えて、システム間のデータ連携を行うことも、業務の効率化には欠かせません。データ連携とは、異なるシステム同士がデータを交換し、シームレスに情報が反映される仕組みです。
データ連携が必要な理由は2つあります。
速度が上がる
ひとつは、会計ソフト上での入力は時間がかかるからです。クラウドソフトは、動作がどうしてもブラウザ程度の処理速度しか出せません。また、デスクトップインストール型のソフトを使っていても、そのスピードが劇的に変わるということはなく、ある程度の制約が出てきます。
これをデータ連携で入力すれば、100件を入力するのも数秒です。ExcelやGoogle SpreadSheetなどで入力する方が楽という方も多いはずです。単にテキスト入力なので。
API連携ができないサービスとの連携
もう一つは、API連携ができないサービスが意外と多いということです。Aというクレジットカードは連携できるが、Bというクレジットカードはできないということが散見されます。
このときに、一個一個の手入力に戻るのかというと、それでは効率が落ちてしまいます。そうならないためにも、データ連携は欠かせないツールなのです。
手元のソフトウェアとの連携
他のソフトウェアと同期させるために、データ連携は欠かせません。例えば、販売管理システムと会計システムを連携させることで、売上データが自動的に会計処理に反映され、手作業でのデータ入力や転記作業が不要になります。さらに、給与計算ソフトと会計ソフトを連携させることで、給与データや社会保険料の計算も自動化できます。
このように、データをシステム間で連携させることで、ヒューマンエラーを防ぐと同時に、経理作業のスピードと精度を大幅に向上させることができます。
日本の会計ソフトを使う仕組み化
日本のビジネス環境においては、会計ソフトの選択が重要な課題の一つです。特に、海外の会計ソフトが普及する中で、「日本の会計ソフトを使いたくない」という声も少なくありません。しかし、特に税務に関しては、日本国内の法律に準拠した会計ソフトを使う必要があります。ここでは、その理由を詳しく説明します。
消費税処理はどうしても日本産ソフトウェアが必要
日本の税務処理の中でも、特に消費税は独自の仕組みがあり、正確に処理するためには日本の会計ソフトが必須です。消費税の納税方法や計算には、特定の規則が存在し、これらを正確に処理するためには、日本の税法に完全に対応したソフトウェアが必要です。海外のソフトウェアでは、消費税の計算や控除の仕組みが適切に反映されないことがあり、結果として不正確な税務申告を招く可能性があります。
法令体系も日本のものが必要
日本の会計や税務は、国ごとに異なる法令体系に基づいています。例えば、日本の法人税や所得税は、日本国内の規則に従って計算される必要があり、これに対応している会計ソフトは国内産のものに限られます。
QuickBookなどのソフトも一度日本市場に入ってきたのですが、うまく浸透ができませんでした。日本語で使用はできるものの、日本向けの法令対応が行われていないため、日本の税制や会計基準に完全には適合していない状況です。このため、日本でQuickBooksを使用する場合、現地の会計基準や税制に合わせた追加の手続きや調整が必要になることがあります。
結局、日本の会計ソフトと連携をしていく必要性が出てきます。
海外の会計ソフトを使用すると、法令の細かな違いが反映されないため、正確な会計処理や税務申告ができないリスクが生じます。そのため、特に日本国内でビジネスを展開している場合は、日本の法令に準拠したソフトウェアを使うことが推奨されます。
当事務所の提供サービス
当事務所では、日本の法令や税制に完全に対応した会計ソフトを利用します。
しかし、一方で、英語で会計をおおよそ完結させたいというニーズもいただきます。
この両方のニーズを満たすために、日本の会計ソフトを使いながらも、最終アウトプットを英語で見られるようなオプションサービスを提供しています。こうすることで、会計を戦略に役立てるお手伝いができればと考えています
消費税や法人税、所得税の正確な処理はもちろん、最新の法改正にも対応し、お客様が安心してビジネスに集中できるようサポートします。顧問契約では、ソフトウェアの導入から運用まで、すべてのステップでのサポートを提供し、効率的かつ正確な会計処理の仕組み化をお手伝いしています。
